「商品のカタログが見たいから●部届けてくれませんか」「製品が故障したので直して欲しい」など、お客様向けに製品やサービスを提供している企業であれば、お客様からあらゆる要望を受けることがあるはず。そこで、突発的な依頼やさまざまな要望に迅速かつ丁寧な対応を行うために、車両管理システムを導入されたのが株式会社建昇さまです。リアルタイムで車両の位置情報が把握できるようになったことで、以前より適切かつ的確な対応が可能になったと言いますが、本記事では総務部長の田代さまに、導入のきっかけから活用事例、車両管理システムで実現したいことまでを伺いました。

建設資材の総合デパートとしてお客様の希望に合わせたサービスを提供

まずは、御社の事業内容について教えてください。

株式会社建昇は、仮設資材のレンタル、販売、工事を行う企業です。仮設資材とは、建物の工事が完了するまで工事現場に設置される、仮の事務所や仮設トイレ、仮囲いやゲートなどのこと。ほとんどの方がお近くの工事現場などで一度は目にしたことがあるかもしれません。

工事が終わりましたら、弊社で仮設資材を引き取り、それを整備、清掃し、注文を受けたら貸し出します。これがレンタルにおける一連の流れです。また、希望されるお客様に対しては、仮設事務所などを販売することもございます。

私は同社で経理と総務と兼任しており、給与や有給休暇、保険や車両などの管理など、多岐に渡る業務に携わっています。

販売もされるとのことですが、お客様はどのようなニーズで購入をされるのでしょうか？

大規模な事務所を建設するとなると費用が高額になるので、コストを抑えるために仮設事務所を連棟してご利用される方もいらっしゃるんです。また、個人の御宅の場合は、庭に仮設ハウスを設置して子供部屋として使用するご家庭もございます。

車両管理とお客様の要望に応えるには？
2つの課題の答えが車両管理システムだった

車両管理システムを導入しようと思った理由についてお伺いできますか？

営業スタッフは社用車を利用して直行直帰することが多いのですが、休憩時間と稼働時間の管理が徹底できているとは言い難く、労務管理をしっかり行えるツールはないかと探していました。とくに重視していたのは、各々の営業車がいま、どこにいるのか、リアルタイムで把握できる機能。これは、修理や不具合など、お客様からの突発的なご依頼に対し、即時、対応をするためです。

仮設トイレの水が流れっぱなしで止まらないとか、扉が閉まらなくなったなど、お客様から修理依頼をいただいたときに、現場から近い営業と工事班の位置情報をリアルタイムで把握できれば、一人ひとりの営業スタッフに電話で確認せずとも、「お客様が困っているので、取り急ぎ、応急処置だけでも行って欲しい」と的確な指示を出し、迅速な対応が可能になります。また、お客様に「カタログが欲しい」との要望をいただいたときも、お客様の住所から一番近くにいる営業スタッフに「カタログを持参して、お客様のところへ訪問してください」と依頼ができるようになる。

このように、車両管理の徹底とお客様への突発的な依頼に柔軟に対応できる仕組みを作ることを目的に、車両管理システムの導入を検討し始めました。

SmartDrive Fleetはどこで、どのように知りましたか？

車両管理に注力しようと思っていましたので、「車両管理」という検索キーワードを軸に情報をインターネットで情報を収集していたんです。そのときにSmartDrive Fleetを発見し、社内で検討して導入を決定しました。

私自身、年齢的にもITシステムについて理解するのが難しいと思っているところがありましたが、スタッフさんが懇切丁寧に説明くださり、導入前後もしっかりサポートしていただけたので、スムーズに利用を開始することができました。

誰かが困った時にそっと寄り添える企業へ

現在はSmartDrive Fleetをどのように活用されていますか？

導入してから、オフィス内の全社員が、今・誰がどこを走行しているのかを把握できるように、大きなモニターを購入しました。そうすれば、誰から何か依頼をしたり、頼みごとをしたりするときに、すぐにお客様から最寄りの営業スタッフに連絡できるでしょう。導入の目的でもあった社用車の車両管理と突発的な案件への対応でももちろん活用していますし、実際に利活用してみて、以前より迅速に対応ができるようになったと感じています。

安全運転の取り組みについては、これから本格的に取り組んでいこうと意気込んでいますので、是非ともサポートいただけるとありがたいです。

営業スタッフから、「監視されている気がする」というような、ネガティブな意見は上がりましたか。

とくにネガティブな意見や反発の声はなく、どのスタッフも協力的でした。

会社全体として、今後はどのように成長していきたいとお考えでしょう。

私たちが提供している仮設資材は、工事現場の仮設事務所だけでなく、震災や台風などさまざまな自然災害が発生したときにも利用されます。今なおコロナの感染拡大が続いていますし、今後、病床が足りなくなってきたら仮設のハウスを提供するなど、私たちができることに懸命に取り組みたい。車両管理システムを活用して、人が困ったときや日常生活を送ることが難しくなった時に、いち早く、そしてそっと手を差し伸べられるような、そんな会社へと成長していきたいですね。

本日はお忙しい中、ありがとうございました！