お役立ち情報トップ
2020年5月29日

車両管理責任者とは?成功するために必要な3つのポイントを解説

一定数の社用車を持っている企業であれば安全運転管理者を選任しなければなりません。安全運転管理者が車両管理システムの導入や運用の責任者を兼ねている場合が多いのですが、中には安全運転管理者とは別に、車両管理システムの運用責任者は営業部門や人事部門、総務部門といったケースがあります。本記事では車両管理システムの導入・運用を行う責任者の役割、車両管理責任者として車両管理業務を行う上で気をつけておくべきポイントを紹介いたします。

車両管理責任者とは?成功するために必要な3つのポイントを解説

車両管理責任者の業務内容

自社が知らないうちに法を犯さないようにするため、車両管理責任者は車検のタイミング、オイル交換、メンテナンス時期などの動産情報を、エクセルや車両管理システムで管理しています。特にドライバーの免許についての管理は重要で、万が一にでも運転免許の期限が切れた状況で運転をすることがないように常に注意を払っています。

これらの管理項目は安全運転管理者と重なる業務内容でもあり、車両管理規定等によって安全運転管理者の業務の一つとして明確に規定されている場合もあります。では、車両管理責任者特有の業務とはどんな業務でしょうか。それは、車両管理業務を通じて「収益の向上」と「CSR推進」についての貢献を果たすということです。車両管理システムをフル活用し、車両運用におけるオペレーションの策定や業務への組み込み、さらには走行データをもとにした経営側へのフィードバックを行うことも車両管理責任者の大切な業務内容になります。

収益の向上

車両管理システムを活用して出来る収益の向上とは、「売上の増加」と「コスト削減」です。それぞれの項目について1つずつ詳しく見ていきます。

売上増加

車両管理システムを活用して実際に売上を増やすためには、まずは社外での活動を把握することからスタートします。車両管理責任者は、GPS等を活用した動態管理により車両の現在位置を把握し、どこに向かっているのか、移動にどれくらいの時間を費やしているのかを把握します。そしてそのデータをもとに、顧客訪問に費やした移動と売上の相関を把握します。データの取得と分析により、車両管理責任者は移動コストに見合った売上や提案ができているかを判断し、売上増加に貢献することができるようになるのです。

また、不要な業務を削減することで営業活動に割ける時間を増やし、生産性を上げることも売上増加に貢献します。例えば、車両をつかった営業活動においては運転日報の記録といった作業が発生します。日報作成を車両管理システムを利用し効率化することで、一人あたり15分/日の業務を削減できたとしたら、どうでしょうか。1日単位では微々たる効果に見えるかもしれませんが、それを1ヶ月単位、営業所単位で考えると、決して無視できる時間量ではありません。

このように、車両管理システムを活用することは売上増加と密接に関わってきます。

コスト削減

企業にとって、不要な車両はコストでしかありません。車両管理責任者は、車両管理システムを利用して稼働状況(どの日、どの時間に何台稼働しているのか)を可視化し、適正な車両台数を割り出すことで、コスト削減に貢献します。リース車両は車種や企業によって異なりますが、1台あたり3~7万円/月ほどの維持費が必要です。仮に1台リース車両を削減することができれば、それだけで大きなコスト削減となります。

また、車両管理システムの導入によって安全運転が推進されると、必然的にエコドライブの推進・燃費改善が進み、運用コスト面での効果も期待できますし、前述の日報作成のような管理業務が効率化できれば、そこにかかっていた時間的・人的コストを削減することにも繋がります。

CSR推進

CSR推進という面においては、車両管理システムはどう活用できるでしょうか。それは「安全運転推進」「法令遵守」への取り組みます。それぞれの項目について1つずつ詳しく見ていきましょう。

安全運転推進

安全運転の基本は、いかに事故が起きる前のヒヤリハットを減らしていくかが肝心です。そのためには適切に個々人の運転特性を把握し、改善を積み重ねていくことが必要です。車両管理システムの多くは、安全運転の啓蒙に繋がる機能を有していますが、「急ブレーキを〇回したから減点」等の単純なロジックで、はたして十分だと言えるでしょうか。もしかすると「急ブレーキをしたことで事故を防げた」場面だったかもしれません。大切なのは、一度の急操作で評価をするのではなく、それぞれの運転特性を継続的に、分かりやすく把握し評価することです。車両管理責任者には、安全運転に関わる指標を定期的にモニタリング・分析し、適切にフィードバックすることが求められています。車両管理システムの特性を活かし、データを元に平等に提案・評価を行うことで、安全運転を定着させていくことができます。

法令遵守

車両管理システムを導入することで、車の走行距離や走行時間を計測することができるようになります。自己申告だけに頼るのではなく、客観的な情報として「法令に則った働き方をしているのか?」「走行距離に対して走行時間が短すぎないか?(危険な運転をしないか?)」等を把握し、コンプライアンスに遵守した組織作りを目指すことが重要です。万が一事故が起こってしまったら、本人はもちろんのこと会社や地域社会にも大きなダメージとなります。車両管理責任者には、走行データをもとに、適切な企業活動がなされているかを把握する責務があります。

車両管理責任者として成功するために必要な3つのポイント

その1:社内のマインドセット

 車両管理システムを導入し、その運用を任された場合に最初にすべきこと。それは社内のマインドセットを合わせることです。「何のために車両管理システムを導入したのか?」「目的達成のために実施すべきこと」を整理し丁寧に、場合によっては繰り返し周知します。導入前に考えていた課題は何で、どの状態になれば「その課題は解決された」と言えるのか。そのために何を実施するのか。これを明確にすることで、ドライバーを含めた社内での活用をスムーズに進めることができます。特にCSR推進においては、ドライバーの方の貢献が非常に重要である点を伝え、意識変化を迫る必要があるでしょう。

この段階で、車両管理システムを意味のあるものに出来るか出来ないかが決まると言っても過言ではありません。しっかりと時間をかけ、丁寧に進めていくことが大切です。

その2:現状の把握

車両管理システムには便利な機能が沢山あります。導入した直後から「位置情報の可視化により配車効率が上がりました」「事故が減りました」という報告を頂くことも多いです。しかし、その本領を発揮するためには「データの蓄積」が重要です。まずは焦らず数カ月はデータ取得に時間をかけ、現状を把握することに注力しましょう。十分なデータが集まって初めて、その内容を集計して改善が必要なポイントは何処かを探り、仮説を構築しPDCAを回していきます。そうすることで、長期的な「収益の向上」「CSR推進」に貢献することができるようになるのです。

その3:部門を越えた連携

2011年の東日本大震災を契機に、日本でもBCP(事業継続計画)策定等を含めた企業の危機管理が重要視されるようになり、「イシューマネジメント」「リスクマネジメント」といった言葉で語られることが多くなりました。大企業等では専門の部署を置いているところもありますが、その本質は「社員の安全を守ること」「事業を止めないこと」にあります。車両管理システムで取得している位置情報や動産情報は、いざというときに重要な役割を担います。普段から車両管理責任者が様々な部門や経営層と情報の連携・共有ができていることで、大規模な災害等が起こった際に、会社としてスピーディな意思決定や対策を行うことができるのです。

ここに注意!車両管理システム導入でつまづくポイント

GPSや車両管理という言葉に、「監視される」とネガティブなイメージを持ってしまう方もいます。新しいシステムを導入する際は、車両管理に限らず誰しも、本当に大丈夫なのかと不安になるものです。そのようなときは、「サボってないのであれば見られても困らないはず」と正面から正論をぶつけてもあまり意味がありません。不安に思う気持ちに寄り添いながら、先ほどのマインドセットで記載したような「なぜ導入するのか」を丁寧に伝えていかなければ、導入以前の段階でつまづいてしまいます。「監視」を目的にしていては誰もついて来ません。誰もが満足できる形で運用設計することが大切です。

参考に導入企業に取材を行う中で聞こえてきた声をご紹介します。どの企業もドライバーにしっかり寄り添い納得感を得ることで、その後の活用がスムーズに進んでいます。

「安全を守るものだと認識しているので、気にしません」大阪デリバリー

事前に「社員の安全を優先したいので、車両管理システムを導入します」と聞いていましたし、私自身も安全を守るものだと認識していますので、監視されているとは感じません。営業行動も今まで通りです。
監視は人件費もかかるし、非生産的な行為だと考えていますので、会社としては興味がないんです。

「導入に関しては、意外とドライな反応でした(笑)」タープ不動産情報

創業当時からアットホームな環境を大事にしています。
~中略~
当時からこうした取り組みを積極的に行ってきたため、社員との信頼関係がしっかりと構築されてきたのでしょう。車両管理システムの導入に対する反対の声はほとんどありませんでしたね。
中には、監視されるのが嫌だとおっしゃる現場の方もいるでしょうが、それは観点が違うところにあるからです。最近ではどこのオフィスにも監視カメラが設置されていますが、これは社員を監視するために設置しているものではありませんよね。たとえば経理から「100万円が足りない」という報告があがったとしましょう。本当に単純な計算ミスかもしれないじゃないですか。こういう事態が発生したら、「誰かが盗んだのではないか」と真っ先に疑うのではなく、誰も盗んでいないことを証明するために活用すべきなのです。

これから車両管理を始める方へ

車両管理責任者として「収益の向上」「CSR推進」を進めるために、具体的に車両管理システムをどう利用すればいいのか。無料ダウンロード資料を活用し、是非とも車両管理責任者として「収益の向上」「CSR推進」を進め、より良いモビリティ社会を共に作っていきましょう。